Polityka prywatności Horyzont Transport Spedycja

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Horyzont Transport Spedycja (dalej: „Spółka”), działającą w sektorze transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Polityka została opracowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

1.3. Celem Polityki jest wyjaśnienie, jakie dane osobowe gromadzimy, w jakich celach je wykorzystujemy, na jakiej podstawie prawnej je przetwarzamy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest Horyzont Transport Spedycja z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator” lub „Horyzont Transport Spedycja”).

2.2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem:

• poczty tradycyjnej (adres siedziby Spółki),
• poczty elektronicznej (adres e‑mail wskazany na stronie internetowej lub w korespondencji z Klientem),
• numerów telefonicznych podanych na stronie internetowej.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W związku z prowadzeniem działalności w branży transportu i logistyki Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL (jeśli wymagane),
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny lub siedziby, adres e‑mail, numery telefonów,
• dane dot. realizacji usług: numery przesyłek, informacje o zleceniach transportowych i spedycyjnych, trasy przewozu, dane nadawców i odbiorców,
• dane kierowców i osób współpracujących: dane identyfikacyjne i kontaktowe, numer prawa jazdy, dane pojazdów (np. numery rejestracyjne),
• dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, dane do wystawiania faktur i rozliczeń,
• dane gromadzone w związku z korzystaniem z serwisu internetowego (np. adres IP, pliki cookies – w zakresie opisanym w odrębnej polityce cookies, o ile jest stosowana).

3.2. Administrator nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych), chyba że obowiązek ich przetwarzania wynika wprost z przepisów prawa lub jest to niezbędne do dochodzenia roszczeń.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• zawarcie i wykonywanie umów transportowych, spedycyjnych, logistycznych i pokrewnych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności związanych z prawem podatkowym, rachunkowością, przepisami prawa transportowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• realizacja procesów księgowych i rozliczeń finansowych,
• obsługa zgłoszeń, reklamacji, zapytań i korespondencji z Klientami, kontrahentami i osobami trzecimi,
• dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami, w tym na drodze sądowej i przedsądowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia i pojazdów (np. monitoring GPS pojazdów, monitoring wizyjny – jeśli jest stosowany, na podstawie uzasadnionego interesu Administratora),
• prowadzenie działań marketingowych względem obecnych lub potencjalnych Klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku działań wymagających zgody),
• zarządzanie relacjami z kontrahentami i partnerami biznesowymi.

4.2. W przypadkach, gdy przetwarzanie danych opiera się na wyrażonej uprzednio zgodzie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), osoba ta ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcy i partnerzy biznesowi Spółki (np. przewoźnicy, firmy logistyczne, magazyny, spedytorzy),
• dostawcy usług IT i systemów informatycznych (np. systemy do zarządzania flotą, systemy księgowe, systemy do elektronicznej wymiany dokumentów),
• firmy świadczące usługi księgowe, doradcze, prawne i windykacyjne,
• operatorzy płatności i banki,
• podmioty świadczące usługi kurierskie i pocztowe,
• organy administracji publicznej, organy ścigania, sądy i inne podmioty uprawnione na mocy przepisów prawa.

5.2. Dane są udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu oraz na podstawie odpowiednich umów lub przepisów prawa.

5.3. Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), chyba że jest to konieczne do realizacji międzynarodowych zleceń transportowych lub spedycyjnych. W takim wypadku Administrator zapewni stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez przepisy RODO.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

• niezbędny do wykonania umowy i obsługi zlecenia transportowego lub spedycyjnego,
• wynikający z obowiązujących przepisów prawa (m.in. podatkowych i rachunkowych) – zwykle do czasu upływu okresów przedawnienia zobowiązań podatkowych i cywilnoprawnych,
• niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego została wyrażona.

6.2. Po upływie wskazanych okresów dane osobowe zostaną usunięte lub poddane anonimizacji, o ile dalsze ich przechowywanie nie będzie uzasadnione inną podstawą prawną.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane są przetwarzane przez Horyzont Transport Spedycja, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych (uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz dostępu do ich treści),
• prawo sprostowania (poprawienia) danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przez RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych do innego administratora, w zakresie określonym w art. 20 RODO,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w szczególności wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora lub w celach marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

7.2. Skargę na sposób przetwarzania danych osobowych można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Polsce.

8. Zasady bezpieczeństwa danych

8.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.

8.2. W szczególności Administrator:

• ogranicza dostęp do danych osobowych wyłącznie do upoważnionych pracowników i współpracowników,
• stosuje procedury i polityki wewnętrzne dotyczące bezpieczeństwa informacji,
• wykorzystuje odpowiednie zabezpieczenia informatyczne (m.in. hasła, szyfrowanie w uzasadnionych przypadkach, regularne aktualizacje oprogramowania),
• szkoli personel w zakresie ochrony danych osobowych i zasad poufności.

8.3. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator podejmie działania zgodnie z RODO, w tym – jeśli zajdzie taka potrzeba – zawiadomi organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą.

9. Pliki cookies i dane eksploatacyjne

9.1. Jeżeli Spółka prowadzi stronę internetową, może korzystać z plików cookies oraz innych podobnych technologii służących m.in. dostosowaniu zawartości serwisu do preferencji użytkownika, tworzeniu statystyk i zapewnieniu bezpieczeństwa.

9.2. Szczegółowe zasady stosowania plików cookies mogą zostać przedstawione w odrębnej polityce cookies dostępnej na stronie internetowej.

10. Zmiany Polityki prywatności

10.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii, sposobu świadczenia usług lub rozwoju oferty Horyzont Transport Spedycja.

10.2. Zmiany Polityki będą publikowane w zaktualizowanej wersji, a ich obowiązywanie rozpocznie się od daty wskazanej w treści zaktualizowanego dokumentu.

11. Kontakt

11.1. Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, należy kierować do Administratora przy użyciu danych kontaktowych udostępnionych przez Horyzont Transport Spedycja (na stronie internetowej, w korespondencji handlowej lub dokumentach umownych).

11.2. Administrator dołoży starań, aby udzielić odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem terminów przewidzianych w przepisach RODO.